Universidad Nacional Experimental Simón Rodriguez
Facilitador: Licenciado Pedro Montoya
PARTICIPANTES:
BONILLO MEUDALYS C.I. 20.629.320
CASTILLO ARELIS C.I. 6.302.827
GOMEZ STEFANY C.I. 20.023.216
MONTOYA WILLIAN C.I. 14.450.330
UTRERAS YOLIMAR C.I. 13.535.579
Concepto de Modelos Administrativos
Es una exposición teórico de ideas para mejorar el proceso general que utilizan las organizaciones en la actualidad para alcanzar sus objetivos planificados.
Los administradores no llegan a una empresa a imponer el modelo administrativo de su preferencia, tampoco a repartir modelos por toda la organización para cumplir con su trabajo como si se tratase de una receta medica para tratar una patología. Tampoco se crean empresas pensando en un modelo. En general se van aplicando diversas medidas administrativas en la gestión, que podrían clasificarse dentro de más de un modelo a la vez.
La Organización.
Es un sistema mediante el cual se desarrollan, métodos, estrategias y se planifican metas para alcanzar objetivos específicos dentro de una organización a través de los recursos humanos, o de la gestión del talento humanos.
Están conformadas por subsistemas interrelacionado en la cual cumplen tareas directas y especiales.
Las Organizaciones tienen por objeto el estudio de la ciencia en la administración de la empresa.
La Organización se define como un grupo de personas, en la cual realiza tareas y administran, en la cual estructuran sistemáticamente las relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
Estructura Organizacional.
La Estructura Organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.
Organigramas.
Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo.
El Organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica.
Elaboración de los Organigramas:
1.Realizar una investigación sobre la estructura organizativa determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.
Sus características son:
1.- Caso particular de grupo:
üReglas explícitas.
üPresenta conductas recurrentes.
üLa Organización es básicamente en orden.
2.- Se orienta a una finalidad:
üCreados en un punto temporal: inicio de actividad.
üOrden Jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.
üProducen o venden bienes y servicios (empresa).
üEn la Organización se da cierta cultura.
La Organización como Elemento de Gerencia.
La Organización debe tener un Gerente o un Ejecutivo de Desarrollo Organizacional que señale el derrotero, desde el mundo interno de la organización, coordine y cree nuevos procesos, instrumente acciones para garantizar que la empresa pueda sobrevivir, crecer y ser competitiva. El debe planear, instrumentar e implementar el sistema de desarrollo organizacional en la empresa.
El Gerente, es un ejecutivo que maneja sincronización de procesos orientados al crecimiento, avance y desarrollo de la organización no debe ser manejado por consultoría externa, debe ser un accionar proveniente de la alta gerencia para direccional los destinos de la organización que pretende estar vigente en el tiempo. Debe involucrar toda la organización envolviéndola en una cultura de aprendizaje, generación de procesos propios a partir de su institucionalidad que les permitan crecer, generar valor agregado al cliente interno (los empleados) y al cliente externo (usuarios y compradores) y presentar una empresa que genera margen de valor permanente, y que se renueve a partir su aprendizaje, retroalimentación y continuo mejoramiento.
2.Funciones o actividades que realizan cada una.
3.Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.
4.Las casillas deben ser rectangulares.
5.Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
6.Las líneas de nivel son siempre horizontales.
Tipos de Organigramas:
Los Organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos.
a.Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza.. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.
b.Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una Unidad en Particular.
c.Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.
d.Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los más utilizados.
e.Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.
f.Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.
Ejemplo de un Organigrama
Orientada a maximizar la creación de valor, la actual estructura organizativa de Empresas Polar está alineada con la estrategia de los negocios, conformada por tres direcciones generales: Alimentos, Cerveza y Malta, Refresco y Bebidas no Carbonatadas.
Gente alineada con objetivos apoyados en indicadores clave de gestión que constituyen los elementos de una fórmula para generar valor a través de la toma de decisiones.
Preparada para enfrentar los desafíos futuros, la corporación está apuntada por un sistema integrado de información de alto nivel, la gestión del capital humano basada en competencias y desempeño, y la excelencia operativa en los procesos que nos permitirá avanzar en una visión sinérgica hacia el año 2010.
Su finalidad es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Elementos de la Organización: (Requerimientos)
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
Tenemos varios tipos de Estructuras entre ellas mencionaremos:
Diferenciación Horizontal o Departamental: Tiene que ver con la agrupación de las actividades y tareas a fines (o separación de las responsabilidades) que realizan los miembros de la organización en áreas o departamentos. Esto se da en los distintos niveles jerárquicos existentes.
Diferenciación Vertical o Jerárquica: La intención es conocer la profundidad de la estructura jerárquica de la organización, la proliferación de niveles de supervisión, número de posiciones que hay entre el ejecutivo que ocupa el puesto más alto y los empleados que trabajan en las áreas productivas o de servicios.
Dispersión Espacial: Es la medida en que la organización ocupa espacios diferentes para el desarrollo de su actividad. La dispersión espacial es común en todo tipo de organizaciones y se profundiza a medida que las organizaciones crecen.
La palabra Gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.
En muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerencia tiene que desenvolverse como administrados, supervisor, delegado, etc.
Tipos de Gerencia
Existen tres tipos de Gerencia los cuales son:
ØGerencia Patrimonial: Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.
ØGerencia por Objetivos: Se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.
ØGerencia Política: Es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados sobre la base, de la afiliación y de las lealtades políticas.
Funciones Gerenciales
Las funciones alcanzan los objetivos organizacionales, mediante la coordinación de los esfuerzos individuales de otros, no es un proceso que pueda dejarse al azar. Requiere la realización sistemática de un conjunto de actividades que suelen agruparse en varias funciones administrativas o gerenciales, tomando en cuenta esto Henry Fayol estableció cuatro funciones administrativas
ØPlaneación: Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas. Los resultados de esta operación marcan el rumbo de la organización: en esa dirección se encaminan los esfuerzos de sus miembros.
ØOrganización: Esta función operacionaliza y da sentido práctico a los planes establecidos. Abarca la conversión de objetivos en actividades concretas, la asignación de actividades y recursos a personas y grupos, el establecimiento de mecanismos de coordinación y autoridad (arreglos estructurales) y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones.
ØDirección: Es la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes. Incluye la motivación de las personas para la realización de sus labores, la instauración de un liderazgo como guía, la coordinación de los esfuerzos individuales hacia el logro de objetivos comunes y el tratamiento de conflictos.
ØControl: Busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes. Incluye monitoreo de actividades, comparación de resultados con metas propuestas, corrección de desviaciones y retroalimentación para redefinición de objetivos o estrategias, si fuera necesario.
El Gerente.
Es la persona que está en la capacidad de coordinar, dirigir y ejecutar las actividades administrativas y financieras; garantizando que dichas actividades se cumplan con las normas y políticas establecidas dentro de la organización.
Perfil del Gerente.
Tiene que cumplir con ciertos requisitos:
•Licenciado en Contabilidad o Administración.
•Experiencia comprobada de 3 años en cargos similares.
•Capacidad para liderar grupos.
•Capacidad para organizar, dirigir y verificar trabajos asignados.
Aptitudes de un Gerente.
•Escriba en forma efectiva.
•Prepare planes de acción.
•Defina las calificaciones del trabajo.
•Realice cambios en las organizaciones .
•Promueva reducciones de costos.
•Desarrolle metas por escrito.
•Justifique nuevos recursos.
•Como jefe debe aprender a escuchar.
•Después debe aprender a comunicar.
•Respaldo y reconocimiento de la autoridad.
Papeles y Roles Gerenciales
Henry Mintzberg (1986), estableció diez roles que todo gerente desempeña cotidianamente. Los agrupó en tres conjuntos:
-Figura Ceremonial: Como “cabeza” de la organización o la unidad, la representa formal y simbólicamente tanto interna como externamente.
-Líder Motivador: Como responsable del trabajo de las personas que integran su organización o su unidad, el gerente tiene autoridad para contratar, adiestrar, motivar y retroalimentar a los trabajadores, además de conciliar las necesidades individuales de sus subordinados con las de la organización.
-Enlace: Como representante de la organización o unidad, el gerente establece contactos al margen de la cadena formal de mando.
ØRoles Informativos.
Relacionados con la recepción, procesamiento y transmisión de información. La posición del gerente en la jerarquía organizacional le permite tejer una red de contactos (externo e internos) que le da acceso a información a la que, por lo general, no acceden los otros integrantes de su equipo.
-Monitos: recoge información tanto interna como externa, gracias a la red de contactos personales.
-Diseminador: comparte y distribuye entre los miembros de su organización o su unidad información útil proveniente de sus contactos externos.
-Vocero: envía información a personas ajenas a su organización o unidad.
Ø Roles Decisorios.
Vinculados con la toma de decisiones. El Gerente utiliza la información disponible para fundamentar la escogencia de opciones entre diferentes alternativas.
-Emprendedor: genera iniciativas para adaptar la organización o unidad que dirige a las cambiantes condiciones del entorno.
-Manejador de Perturbaciones: atiende alteraciones imprevisibles que generan alta presión en el seno de su organización o unidad.
Habilidades Gerenciales
Para el cumplimiento eficiente de sus funciones o el desempeño exitoso de sus roles, el Gerente necesita desarrollar determinadas habilidades. Robert Katz (1986), determinó que los directivos deben desarrollar tres tipos de habilidades.
-Habilidades Técnicas: conocimiento especializado en el área especifica de trabajo, capacidad para analizar problemas mediante el uso de herramientas y técnicas de esa especialidad.
-Habilidad Humanística: capacidad para relacionarse con otras personas y trabajar en grupos hacia el logro de objetivos comunes, autoconocimiento (conciencia de sus propias actitudes, posiciones y conceptos) empatía y habilidades para la comunicación.
-Habilidad Conceptual: capacidad para entender la organización como un todo (en términos de sistemas), para leer el entorno y para diseñar nuevos modelos de organización y conducción.
Desempeño Gerencial Coherente al Tipo de Organización.
Un Gerente que desempeñe su rol coherente al tipo de organización debe tener una visión clara y amplia del tipo de negocio que trabaja la organización a la cual pertenece, además de esto debe tener las competencias, habilidades y destrezas suficientes para ejercer el cargo eficientemente, en otras palabras podríamos decir que un gerente coherente debe tener la capacidad de estar enterado de todo, de trabajar codo a codo con cualquiera para hacer cosas, saber del negocio y de la empresa, tener una meta clara, mantener la política de puertas abiertas y contagiar a sus subordinados, su visión para que éstos adhieran a ella con entusiasmo. Nos agrega además, de que el Gerente, además de poseer ciertos conocimientos de la industria o del mercado, debe tener sociabilidad para relacionarse y comunicarse con las personas.
Tener un objetivo claro, el cual debe transmitir a sus subordinados, porque él esta para dirigir y coordinar a las personas para lograr esa meta. Eso implica saber delegar, trabajar en equipo, escuchar a las personas, y hacerlas participar en la toma de decisiones.
El Gerente también debe saber motivar y promover la iniciativa, además de ser un buen planificador.
Un Gerente eficiente, eficaz y coherente debe reunir las siguientes cualidades:
ØAquel que ha tenido experiencia en el saber obedecer, porque de esta forma sabrá mandar y ejercer la autoridad.
ØEl que tiene la capacidad de acercarse a sus subordinados en busca de una idea u opinión.
ØEl que es auténtico y no copia poses, ni modelos ajenos y que acepta su propia historia.
ØQue es recto y que tiene honor.
ØQue tiene una relación sana con su familia y amigos, porque ello repercute en el ambiente laboral.
ØQue cuenta con una capacidad de análisis universal, capaz de presentar varias alternativas para solucionar un problema.
ØQue tiene imaginación y fomenta la creatividad, y de esta forma motiva a sus subordinados a innovar y mejorar en forma continua.
ØSe enfatiza en que debe ser aterrizado, en el sentido de delimitar lo ideal de lo factible al trabajar sobre la base de prioridades, separando lo importante de lo urgente.
ØQue debe saber delegar otorgando autonomía, lo que permitirá generar capacidades de respuesta en la empresa.
ØDebe ser capaz de desarrollar un visión de futuro, que implica trabajar con un sentido de largo plazo y mantener el liderazgo basado en principios.
Diferencia entre el Gerente Tradicional y Gerente Actual
El cuadro nos muestra las diferencias esenciales señaladas por Fermín y Rubino (1997).
ADMINISTRACIÓN TRADICIONAL | GERENCIA MODERNA |
Viene del latín "AD" a y "MINISTRARE" servicio (a servicio de) | Viene del latín "GENERE" que significa dirigir |
Se identifica con organizaciones que efectúan actividades de: planificación, organización, dirección y control. | |
Para el uso eficaz de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos. | Para el uso eficiente de los mismos recursos. |
Con la finalidad de lograr objetivos comúnmente relacionados con beneficios sociales. | Con la finalidad de lograr objetivos económicos y generar beneficios sociales. |
Esta ligada al concepto de eficacia. | Esta ligada a conceptos como: eficiencia, efectividad, productividad, excelencia, competitividad, calidad. |
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Herramientas Gerenciales más Utilizadas.
Bibliografías
*control.net/imágenes/admin-image.jpg.
*Gestiopolis. Monografías.com. Administración de Recursos Humanos. Autor: Idalberto Chiavenato (2008)
*http://www.elprisma.com/buscar/resultados.aso?search=ESTRUCTURA+ORGANISACIONAL.
*Administración de Empresa.
*http://adminempresas.blogspot.com/2007/11/tecnologia-y-estructura-organizacional.html.
*http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n
*http://www.monografias.com/trabajos11/geren/geren.shtml
*http://www.gestiopolis.com/Canales4/rrhh/algurasperf.htm
